Come scrivere una potente lettera di fine anno-7 suggerimenti (con campioni)

lettera di raccolta fondi di fine anno

lettera di raccolta fondi di fine anno

Se sei un professionista quella donazione di fine anno non può essere ignorata.

Circa il 31% di tutte le donazioni annuali avviene a dicembre e circa il 12% di tutte le donazioni annuali avviene negli ultimi tre giorni di dicembre. E il 28% delle organizzazioni non profit raccogliere tra il 26 – 50% dei loro fondi annuali per il loro fine anno chiedere.

Generalmente si considera che il periodo di donazione di fine anno inizia con il martedì e dura fino a Natale e Capodanno.

Ci sono molte sfaccettature di una strategia efficace di raccolta fondi di fine anno, ma scrivere una potente lettera di fine anno è uno degli elementi che contribuiscono più importanti.

Per aiutarti durante questo periodo intenso e stressante dell’anno, abbiamo delineato le linee guida di base da seguire quando si scrive una lettera di fine anno.

Nota: Per semplicità, useremo l’espressione ‘year-end giving letter ‘ per riferirsi sia alla lettera fisica (direct mail) che alla lettera digitale (e-mail).

email di raccolta fondi di fine anno

Pianifica la tua campagna di fine anno

La tua lettera di donazione di fine anno dovrebbe essere solo una parte della tua campagna di fine anno. Prima di scrivere la lettera, assicurati di aver pianificato il regalo di fine anno e non affidarti esclusivamente alla lettera per raggiungere i tuoi obiettivi di raccolta fondi.

Inizia a pianificare il tuo regalo di fine anno ad agosto. In questo modo hai il tempo di analizzare la campagna dell’anno scorso, segmentare il tuo pubblico, esaminare il budget e le operazioni correnti, stabilire obiettivi, creare contenuti e materiali e altro ancora.

Stabilire le scadenze per la stesura della lettera di fine anno, ricevere feedback, rivederlo e inviarlo.

Scopri e segmenta il tuo pubblico

Invia la tua lettera di fine anno a chiunque sia associato alla tua organizzazione no-profit: donatori e sostenitori passati e attuali, sponsor, volontari, personale, beneficiari e qualsiasi altro individuo che abbia espresso interesse per la tua organizzazione.

Tuttavia, fai del tuo meglio per segmentare il tuo pubblico e inviare una lettera leggermente diversa a tutti. Ad esempio, i donatori precedenti o ripetuti dovrebbero ricevere una lettera diversa per i potenziali clienti o volontari, dal momento che vorrai ringraziarli per i loro contributi passati.

La segmentazione del donatore può apparire simile alla creazione di persone donatrici, ma non deve essere così.

Puoi segmentare i tuoi donatori in base a una varietà di caratteristiche, a seconda della missione e delle dimensioni del tuo no– profit:

– Come sono stati acquisiti;

– Dimensione del regalo;

– Livello di impegno;

– La frequenza di dare;

– Modi preferiti per dare;

– Metodi di comunicazione preferiti.

Segmentare il tuo pubblico e inviare lettere di fine anno pertinenti aumenterà i tuoi tassi di conversione e il numero di donazioni che finirai per ricevere.

appello per la raccolta fondi di fine anno

Prepara i tuoi moduli di donazione

Prima di inviare la tua lettera di donazione di fine anno, assicurati che i tuoi moduli di donazione e la tua pagina di donazione siano in ottima forma.

La tua pagina di donazione, insieme a un buon sistema di raccolta fondi, è la cosa più importante in cui devi investire se vuoi che i donatori diano online.

Non nascondere il pulsante di donazione! Un donatore dovrebbe essere in grado di trovare il tuo link di donazione entro un paio di secondi dal caricamento della pagina di donazione. Una buona pratica è quella di inserire il link nella navigazione in alto che si trova nell’intestazione del sito web. Evidenziare questo pulsante/link, potenzialmente utilizzando un colore luminoso e accattivante. Inoltre, progetta la tua pagina di donazione per essere coerente con il resto del sito web.

E ‘ anche fondamentale per la progettazione di una pagina di donazione che è mobile-friendly/reattivo. Ciò significa che la pagina della donazione verrà ridimensionata in base al dispositivo utilizzato, consentendo una visualizzazione ottimale.

Mantieni la tua pagina di donazione in una sola pagina, integrata con il tuo sito web, semplice e chiara, con una call-to-action visualizzata in primo piano e al centro. Usa immagini potenti e offri più opzioni di pagamento ai tuoi donatori.

Donorbox consente di accedere a tutte queste funzionalità e altro ancora. Guarda qua!

Ringrazia e resta positivo

Uno degli elementi più importanti di una buona lettera di fine anno è ringraziare i tuoi donatori e sostenitori.

Se li stai ringraziando per la loro donazione monetaria, una donazione del loro tempo, o il loro sostegno sui social – assicurati che la tua gratitudine sia entusiasta ma genuina.

Dare grazie si lega bene con l’impatto in mostra. La lettera di fine anno dovrebbe avere un tono positivo, descrivendo l’impatto delle donazioni sulla vita dei beneficiari.

Le persone sono motivate a dare per avere un impatto e non saranno motivate da appelli disperati per raggiungere gli obiettivi finanziari annuali della tua organizzazione.

Rafforzare un senso di comunità e di proprietà, e garantire che i donatori mantenere quella sensazione di calore durante tutto il processo di dare.

Keep it Simple and Easy

Quando scrivi la tua lettera di fine anno, sia che tu finisca per inviarla via direct mail o come e-mail, non complicarla eccessivamente.

Sii esplicito spiegando cosa fa la tua no-profit. E sii in anticipo con la tua richiesta. Le persone spesso leggono solo il paragrafo di apertura e chiusura in lettere, quindi ribadisce il tuo appello nel paragrafo di apertura e chiusura.

Anche se la scrittura delle lettere e-mail e direct mail seguirà generalmente regole simili, ci sono alcune differenze. Le e-mail sono generalmente mantenute più brevi poiché la capacità di attenzione durante la lettura di qualcosa online è molto breve e le nostre caselle di posta sono più ingombre che mai. Mantieni la tua e-mail tra 400-500 parole. La tua e-mail dovrebbe essere al punto e dirigere i tuoi sostenitori al tuo sito web dove possono donare.

Per la posta diretta, il modulo si presta ad un modulo leggermente più lungo. Probabilmente potresti condividere alcune statistiche e mantenere il tono un po ‘ più formale. Includere una busta di donazione e la menzione dei canali di donazione online.

Rendono molto facile per i donatori di leggere e capire la lettera.

appello per la raccolta fondi di fine anno

La lingua conta

Oltre a mantenere la tua lettera breve e diretta, oltre che facile da leggere e capire – assicurati che il tuo tono sia amichevole e colloquiale.

Il tuo tono dovrebbe essere caldo, quasi come parlare con un amico. Si consiglia vivamente di raccontare una storia.

Storytelling può essere un potente strumento di raccolta fondi se fatto bene. Racconta la storia di un singolo protagonista che la tua organizzazione ha aiutato e, attraverso questo, mostra la tua missione e tutti i modi in cui le donazioni aiutano. Davvero dipingere l’immagine – l’aggiunta di dettagli come l’età e la posizione (o anche gli interessi della persona) può rendere il vostro fine anno dando lettera più radicata nella realtà e più personale.

Stai lontano dall’usare il gergo o troppe parole d’ordine. Usa il linguaggio” tu ” il più possibile in tutta la lettera:

  • Grazie al tuo generoso dono di $300 l’anno scorso, 3 donne senzatetto hanno ricevuto forniture sanitarie l’anno scorso.
  • A causa del vostro continuo sostegno finanziario, abbiamo raccolto $50.000 per gli animali bisognosi.

Crea un senso di urgenza ed evidenzia un invito all’azione

Anche se non vuoi essere eccessivamente invadente, è bene ricordare ai tuoi sostenitori che questa è la loro ultima possibilità di fare una donazione deducibile dalle tasse e avere un impatto in questa stagione.

Triplo controllo il tuo invito all’azione è chiaro. Reiterate questo invito all’azione in tutta la lettera in un linguaggio chiaro e ribadite esplicitamente la vostra richiesta nella vostra chiusura.

Suggerimento: chiedi ai tuoi membri del consiglio o ai membri dello staff di leggere la lettera di fine anno e vedere se si distraggono e se sanno perché e dove donare.

Al fine di convincere la gente a fare il passo successivo, è necessario essere chiari e concisi su ciò che si desidera loro di fare: donare.

Rendilo avvincente

La semplicità e l’immediatezza regnano sovrane quando si tratta di dare lettere di fine anno. Ma dovrai distinguerti dalla folla se vuoi catturare l’attenzione dei donatori.

Usa le immagini per raccontare una storia, indipendentemente dal fatto che tu stia inviando la lettera via e-mail o direct mail. Diventa creativo e inventivo con le tue lettere-e non passerà molto tempo prima di iniziare a vedere quelle donazioni che si riversano.

Fine anno Dando campioni lettera

Qui ci sono 6 dei migliori fine anno dando lettere che abbiamo trovato.

Buona fortuna a scrivere!

lettera di fine anno

Conclusione

La tua lettera di fine anno può essere uno dei tuoi strumenti di raccolta fondi più potenti. Con un po ‘ di lavoro, creatività e coraggio, puoi raggiungere e superare i tuoi obiettivi di raccolta fondi e promuovere la tua missione senza scopo di lucro.

Non dimenticare il processo di follow-up. Ti consigliamo di fornire una ricevuta fiscale al donatore, riconoscendo la loro donazione e ringraziandoli per questo. Memorizza questi dati per la campagna del prossimo anno.

Scrivere una potente lettera di fine anno richiederà un po ‘ di riflessione, ma è uno sforzo che ne vale la pena!

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