Comment Écrire une Lettre de Fin d’Année Puissante – 7 Conseils (avec des Échantillons)

lettre de collecte de fonds de fin d'année

lettre de collecte de fonds de fin d'année

Si vous êtes un professionnel à but non lucratif, vous savez que les dons de fin d’année ne peuvent être ignorés.

Environ 31% de tous les dons annuels ont lieu en décembre et environ 12% de tous les dons annuels ont lieu au cours des trois derniers jours de décembre. Et 28% des organisations à but non lucratif collectent entre 26 et 50% de leurs fonds annuels pour leur demande de fin d’année.

On considère généralement que la période des dons de fin d’année commence par le mardi des dons et dure jusqu’à Noël et le Réveillon du Nouvel An.

Une stratégie efficace de collecte de fonds de fin d’année comporte de nombreuses facettes, mais la rédaction d’une lettre de dons de fin d’année est l’un des éléments contributifs les plus importants.

Pour vous aider pendant cette période chargée et stressante de l’année, nous avons décrit les directives de base à suivre lors de la rédaction d’une lettre de fin d’année.

Remarque: Par souci de simplicité, nous utiliserons l’expression “lettre de don de fin d’année” pour désigner à la fois la lettre physique (publipostage) et la lettre numérique (courrier électronique).

e-mail de collecte de fonds de fin d'année

Planifiez votre campagne de fin d’année

Votre lettre de don de fin d’année ne doit être qu’une partie de votre campagne de fin d’année. Avant d’écrire la lettre, assurez-vous d’avoir planifié les dons de fin d’année et ne vous fiez pas uniquement à la lettre pour atteindre vos objectifs de collecte de fonds.

Commencez à planifier vos dons de fin d’année en août. De cette façon, vous avez le temps d’analyser la campagne de l’année dernière, de segmenter votre audience, d’examiner votre budget et vos opérations actuels, de fixer des objectifs, de créer du contenu et du matériel, etc.

Établissez des délais pour rédiger votre lettre de fin d’année, recevoir vos commentaires, l’examiner et l’envoyer.

Déterminez et Segmentez votre public

Envoyez votre lettre de fin d’année à toute personne associée à votre organisation à but non lucratif: donateurs et sympathisants passés et actuels, commanditaires, bénévoles, personnel, bénéficiaires et toute autre personne qui a manifesté de l’intérêt pour votre organisation.

Cependant, faites de votre mieux pour segmenter votre public et envoyez une lettre légèrement différente à tout le monde. Par exemple, les donateurs précédents ou récurrents devraient recevoir une lettre différente aux prospects ou aux bénévoles, car vous voudrez les remercier pour leurs contributions passées.

La segmentation des donneurs peut sembler similaire à la création de personnages de donneurs, mais cela ne doit pas nécessairement être le cas.

Vous pouvez segmenter vos donateurs selon diverses caractéristiques, en fonction de la mission et de la taille de votre organisme à but non lucratif:

– Comment ils ont été acquis;

– Taille du cadeau;

– Niveau d’engagement;

– fréquence des dons;

– Façons préférées de donner;

– Méthodes de communication préférées.

La segmentation de votre audience et l’envoi de lettres de dons de fin d’année pertinentes augmenteront vos taux de conversion et le nombre de dons que vous finirez par recevoir.

appel de collecte de fonds de fin d'année

Préparez vos formulaires de don

Avant d’envoyer votre lettre de don de fin d’année, assurez-vous que vos formulaires de don et votre page de don sont en pleine forme.

Votre page de dons, associée à un bon système de collecte de fonds, est la chose la plus importante dans laquelle vous devez investir si vous souhaitez inciter les donateurs à donner en ligne.

Ne cachez pas votre bouton de don! Un donateur devrait être en mesure de trouver votre lien de don quelques secondes après le chargement de votre page de don. Une bonne pratique consiste à placer le lien dans la navigation supérieure située dans l’en-tête du site Web. Mettez en surbrillance ce bouton / lien, potentiellement en utilisant une couleur vive et accrocheuse. De plus, concevez votre page de don pour qu’elle soit cohérente avec le reste du site Web.

Il est également crucial de concevoir une page de don adaptée aux mobiles / réactive. Cela signifie que la page de don sera redimensionnée en fonction de l’appareil utilisé, ce qui permettra une visualisation optimale.

Gardez votre page de don sur une seule page, intégrée à votre site Web, simple et claire, avec un appel à l’action affiché au premier plan. Utilisez des images puissantes et offrez de multiples options de paiement à vos donateurs.

Donorbox vous donne accès à toutes ces fonctionnalités et plus encore. Regarde ça !

Remerciez et restez positif

L’un des éléments les plus importants d’une bonne lettre de fin d’année est de remercier vos donateurs et sympathisants.

Que vous les remerciiez pour leur don en argent, un don de leur temps ou leur soutien sur des réseaux sociaux, assurez–vous que votre gratitude soit enthousiaste mais authentique.

Donner des remerciements s’inscrit bien dans la mise en valeur de l’impact. La lettre de don de fin d’année devrait avoir un ton positif, décrivant l’impact des dons sur la vie des bénéficiaires.

Les gens sont motivés à donner pour avoir un impact et ne seront pas motivés par des appels désespérés pour atteindre les objectifs financiers annuels de votre organisation.

Renforcer le sentiment de communauté et d’appropriation, et veiller à ce que les donateurs gardent ce sentiment chaleureux tout au long du processus de don.

Restez simple et facile

Lorsque vous rédigez votre lettre de fin d’année, que vous l’envoyiez par courrier direct ou par e-mail, ne la compliquez pas trop.

Soyez explicite en expliquant ce que fait votre organisme à but non lucratif. Et soyez franc avec votre demande. Les gens ne lisent souvent que le paragraphe d’ouverture et de clôture en lettres, alors réitérez votre appel dans le paragraphe d’ouverture et de clôture.

Bien que la rédaction des lettres de courrier électronique et de publipostage suive généralement des règles similaires, il existe quelques différences. Les e-mails sont généralement plus courts car la durée d’attention lors de la lecture de quelque chose en ligne est très courte et nos boîtes de réception sont plus encombrées que jamais. Gardez votre e-mail entre 400 et 500 mots. Votre e-mail devrait être au point et diriger vos soutiens vers votre site Web où ils peuvent faire un don.

Pour le publipostage, le formulaire se prête à un formulaire légèrement plus long. Vous pourriez probablement partager quelques statistiques et garder le ton un peu plus formel. Inclure une enveloppe de don ainsi que la mention des canaux de don en ligne.

Facilitez la lecture et la compréhension de la lettre par vos donateurs.

Appel de financement de fin d'année

La langue compte

En plus de garder votre lettre courte et simple, ainsi que facile à lire et à comprendre, assurez–vous que votre ton est amical et conversationnel.

Votre ton devrait être chaud, presque comme parler à un ami. Il est fortement recommandé de raconter une histoire.

Le storytelling peut être un outil de collecte de fonds puissant s’il est bien fait. Racontez l’histoire d’un seul protagoniste aidé par votre organisation et, grâce à cela, présentez votre mission et toutes les façons dont les dons aident. Vraiment peindre l’image – l’ajout de détails comme l’âge et l’emplacement (ou même les intérêts de la personne) peut rendre votre lettre de fin d’année plus ancrée dans la réalité et plus personnelle.

Évitez d’utiliser du jargon ou trop de mots à la mode. Utilisez la langue “vous” autant que possible tout au long de la lettre:

  • Grâce à votre généreux don de 300 $ l’an dernier, 3 femmes sans-abri ont reçu des fournitures sanitaires l’an dernier.
  • Grâce à votre soutien financier continu, nous avons recueilli 50 000 $ pour les animaux dans le besoin.

Créez un sentiment d’urgence et mettez en évidence un Appel à l’action

Même si vous ne voulez pas être trop insistant, il est bon de rappeler à vos partisans que c’est leur dernière chance de faire un don déductible d’impôt et d’avoir un impact cette saison de dons.

Vérifiez que votre appel à l’action est clair. Réitérez cet appel à l’action tout au long de la lettre dans un langage clair et reformulez explicitement votre demande dans votre conclusion.

Conseil de pro: Demandez aux membres de votre conseil ou de votre personnel de lire la lettre de don de fin d’année et de voir s’ils sont distraits et s’ils savent pourquoi et où faire un don.

Pour amener les gens à passer à l’étape suivante, vous devez être clair et concis sur ce que vous voulez qu’ils fassent: faire un don.

Le rendre convaincant

La simplicité et la franchise règnent en maîtres lorsqu’il s’agit de lettres de fin d’année. Mais vous devrez vous démarquer de la foule si vous voulez attirer l’attention des donateurs.

Utilisez des visuels pour raconter une histoire, que vous envoyiez la lettre par e-mail ou par publipostage. Soyez créatif et inventif avec vos lettres – et il ne vous faudra pas longtemps avant de commencer à voir ces dons affluer.

Échantillons de lettres de fin d’année

Voici 6 des meilleures lettres de fin d’année que nous ayons trouvées.

Bonne chance d’écrire!

lettre de fin d'année

Conclusion

Votre lettre de fin d’année peut être l’un de vos outils de collecte de fonds les plus puissants. Avec un peu de travail, de créativité et de courage, vous pouvez atteindre et dépasser vos objectifs de collecte de fonds et poursuivre votre mission à but non lucratif.

N’oubliez pas le processus de suivi. Vous voudrez fournir un reçu fiscal à votre donateur, en reconnaissant son don et en le remerciant. Stockez ces données pour la campagne de l’année prochaine.

Écrire une puissante lettre de fin d’année nécessitera une réflexion – mais c’est un effort qui en vaut la peine!

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.