Dos Consejos para Aumentar el Uso de las Horas de Oficina por parte de los estudiantes

Una vez escuché a un colega explicar que sus horas de oficina estaban programadas intencionalmente de 8 a. m. a 10 a. m. porque los estudiantes aún están durmiendo. El profesor se rió, pero yo me encogí. Ese proceso de pensamiento está tan lejos de mi filosofía de enseñanza, que se dedica a desarrollar y apoyar a los estudiantes, que la intencionalidad del comentario me llevó a reflexionar sobre mi propio proceso para programar las horas de oficina.

Al comienzo de cada semestre, repaso mis tareas de enseñanza y luego creo un horario equilibrado basado en los días y horarios del curso, varias reuniones de comités y departamentos, servicios y horas de oficina. Durante varios años, al igual que muchos de mis colegas (tal vez incluso usted), seleccioné las horas de oficina en función de mi horario.

Estar disponible para estudiantes, especialmente estudiantes de primer año en transición a la universidad, estudiantes universitarios de primera generación y estudiantes de minorías, ha demostrado aumentar la retención, la satisfacción del estudiante, el compromiso, el sentido de pertenencia y el rendimiento académico general (Bowen, 2012; Kim & Lundberg, 2016; Kuh, Kinzie, Schuh, & Witt, 2010; Dika, 2012).

Horas de oficina vacías

Históricamente, las horas de oficina se implementaron como respuesta a buenas prácticas en los hallazgos de la educación superior. “El contacto frecuente entre estudiantes y estudiantes dentro y fuera de las clases es el factor más importante en la motivación y participación de los estudiantes”(Chickering & Gamson, 1986, p. 3). Esto solo es cierto si los estudiantes utilizan las horas de oficina. Muchos profesores informan de oficinas vacías durante sus horas de oficina designadas (Griffin, Cohen, Berndtson, Burson, Camper, Chen,& Smith, 2014). Esto podría deberse a que los estudiantes millennials de hoy en día preferirían enviar un correo electrónico a entrar en la oficina de un profesor (Bowen, 2012; Rees, 2014) o posiblemente porque los profesores no explican el propósito de las horas de oficina en su plan de estudios (Gannon, 2014).

El porcentaje de estudiantes que asisten a las horas de oficina ha disminuido drásticamente en los últimos años. En un estudio de 2014, Griffin et. al encontró que dos tercios de los estudiantes informaron que nunca usaron horas de oficina. Curiosamente, descubrieron que los estudiantes que perciben que las horas de oficina son más convenientes tienen más probabilidades de asistir. Si sabemos que el contacto entre estudiantes y profesores es importante, entonces necesitamos encontrar una manera de satisfacer las necesidades de los estudiantes, incluso si el panorama ha cambiado. Sigue siendo responsabilidad de la facultad ser accesible a los estudiantes.

Oficinas virtuales

Desde que me mudé a la educación superior en 2012, siempre he utilizado un servicio de mensajes de texto como un mecanismo para conocer a los estudiantes donde están, en sus dispositivos. También he ofrecido horas de oficina virtual. Las horas de oficina virtual pueden ocurrir a través de una plataforma de videoconferencia como Zoom o Google Hangouts y pueden ocurrir en cualquier momento, pero(para mí) generalmente ocurren durante las últimas horas de la noche.

Las horas de oficina virtual pueden beneficiar a cualquier estudiante, pero son particularmente útiles para estudiantes atletas, estudiantes con familias y aquellos que tienen trabajos(Bowen, 2012). Los profesores deben considerar la definición de horas de oficina virtual específicas para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal (Tucker, 2016). Sentí que mi enfoque era bastante innovador y proactivo, ya que estaba buscando formas de ser accesible y disponible para los estudiantes. Los resultados positivos también se confirmaron a través de los comentarios de los estudiantes sobre las evaluaciones de mycourse. ¡Sentí que estaba ganando!

Sin embargo, durante varios semestres, mis estudiantes solicitaron citas fuera de mis horas de oficina programadas o se presentaron sin previo aviso. No tuve ningún problema con estas reuniones porque tengo el fuerte deseo de apoyar a mis estudiantes. Fue un acto de equilibrio seguro, pero siempre y cuando supiera de antemano que iban a venir, y no tenía otra obligación en ese momento, por lo general funcionó. Sin embargo, rápidamente me di cuenta de que mi tiempo para la beca y el desarrollo del curso se estaba agotando debido a las citas programadas por los estudiantes y las visitas sin previo aviso. No pude dedicar el tiempo necesario a mis otras obligaciones profesionales.

¡Eureka! Diseño de programación

Similar a Griffin et al. (2014), noté que muy pocos estudiantes venían a mis horas de oficina (y mis horas de oficina ni siquiera eran a las 8 am).Fue entonces cuando me di cuenta de que mi enfoque de programación no estaba alineado con mi filosofía de enseñanza. Entonces, les pregunté a mis estudiantes, “¿Por qué no vienen a las horas de oficina programadas?”Su respuesta fue simple—tenemos clase en ese momento. ¡Eureka! Pensé que si la intención y el propósito original de las horas de oficina es ofrecer tiempo de estudiantes y profesores para apoyar a los estudiantes, entonces necesito involucrar a los estudiantes. Todo lo que tengo que hacer es ofrecer horas de oficina cuando mis estudiantes pueden asistir. Era una solución obvia, pero que nunca había considerado. ¿Lo has hecho?

Esto es lo que hice: Ya estaba a mitad del semestre, pero solicité que mis estudiantes documentaran su horario académico de 8 am a 5 pm. Examiné su horario con mi carga de enseñanza para asegurarme de que cada estudiante pudiera asistir al menos a una hora de oficina programada cada semana si fuera necesario. He implementado esta estrategia durante tres semestres y mis estudiantes están realmente sorprendidos de que considere sus horarios para diseñar mi horario. Utilizo este shock como una oportunidad para explicarles mi filosofía de enseñanza y la importancia de las horas de oficina. Seré honesto, este tipo de programación puede ser un rompecabezas logístico, pero hasta ahora ha funcionado, y todavía tengo el número requerido de horas de oficina recomendadas por mi institución (no más).

Programador en línea

Otro mecanismo que empecé a emplear es el uso de un programador en línea libre. Se dispone de poca investigación sobre el uso de estas plataformas en la educación superior. Sin embargo, el servicio de alimentos, el comercio minorista e incluso los campos médicos han utilizado la programación en línea con mucho éxito. Yo uso que puedes reservarme, pero hay varios otros servicios disponibles. Le animo a revisar varias opciones y seleccionar la plataforma que se adapte a sus necesidades. Cada semestre, después de que se determinan las horas de mi oficina, las conecto al programa Youcanbookm basado en incrementos de veinte minutos, y luego sincronizo mis preferencias en YouCanBookMe con mi calendario de Google. Los estudiantes tienen la oportunidad de inscribirse en un espacio de veinte minutos dentro de mi hora de oficina seleccionada y las fechas y horas virtuales de oficina en su propio tiempo libre.

Debido a esta plataforma, rara vez necesito programar citas con mis estudiantes. Este es un gran ahorro de tiempo para todas las fiestas involucradas. Cuando un estudiante se inscribe, selecciona su horario e indica el propósito de la reunión. Se me notifica automáticamente por correo electrónico y puedo prepararme con anticipación para las necesidades específicas de los estudiantes extrayendo recursos o revisando sus envíos de tareas. La sincronización del calendario ha sido fundamental para mi éxito: vivo según mi calendario electrónico. Asegúrese de que si tiene un cambio de horario, como una presentación de conferencia fuera de la ciudad, la agregue a su calendario tan pronto como sea posible, los estudiantes no se inscriban cuando usted no está allí. También recomendaría no permitir que los estudiantes se inscriban dentro de las 48 horas posteriores a la cita. Esto lo ayuda a conocer su horario y alienta a los estudiantes a prepararse con anticipación. Tampoco recomendaría abrir todo su horario a citas.

El uso de un programador en línea puede ayudar a los profesores a apoyar a los estudiantes, pero como profesor, también queremos asegurarnos de que los estudiantes sepan que no tenemos una ubicación 24/7. Los estudiantes se han autoinformado de que aprecian el proceso de diseño, ya que no tienen que esperar fuera de mi oficina innecesariamente, y también saben que voy a estar listo para ellos.

El resultado de implementar estos dos consejos ha alentado a mis estudiantes a utilizar mis horas de oficina.

Jennie M. Carr, PhD, es profesora asociada de Educación, Coordinadora del Programa de Educación Primaria en Bridgewater College. Carr ha servido en el Comité Ejecutivo de AILACTE desde 2015 como Representante Regional del Sur. También forma parte de la Junta Directiva de la Asociación Americana de Colegios para la Formación Docente (AACTE) desde 2018. Bowen, J. A. (2012). Enseñar desnudo: Cómo la tecnología en movimiento fuera de su aula universitaria mejorará el aprendizaje de los estudiantes. San Francisco:Jossey-Bass.

Gannon, K. (28 de octubre de 2016). ¿Qué hay en asyllabus? Crónica de educación Superior, pág. A40. Recuperado de http://search.ebscohost.com.bceagles.idm.oclc.org/login.aspx?direct=true&db=a9h&AN=119123446&site=ehost-en vivo

Griffin, W., Cohen, S. D., Berndtson, R. Burson, K. M., Camper,K. M, Chen, Y. & Smith, M. A.. (2014). “Starting the Conversation: AnExploratory Study of Factors that Influence Student Office Hour Use.”Enseñanza Universitaria. 62 (3): 94–9.

Kim, Y., & Lundberg, C. (2016). Un Modelo Estructural De La Relación Entre La Interacción Entre Estudiantes y Profesores y el Desarrollo De Habilidades Cognitivas Entre Estudiantes Universitarios. Research In Higher Education, 57 (3), 288-309.https://doi-org.bceagles.idm.oclc.org/10.1007/s11162-015-9387-6

Kuh, G., J. Kinzie, J. Schuh, & Whitt, E. (2010). StudentSuccess in College: Creating Conditions that Matter (en inglés). San Francisco, CA: JosseyBass

Nadler, M. K. & Nadler, L. B. (2000)”Out of ClassCommunication Between Faculty and Students: A Faculty Perspective”. Estudios de Comunicación. 51 (2): 176–88.

Rees, J. (20 de junio de 2014). El horario de oficina está obsoleto. Crónica de la Educación Superior, p. A38.Recuperado de http://search.ebscohost.com.bceagles.idm.oclc.org/login.aspx?direct=true&db=a9h&AN=96699630&site=ehost-live

Tucker, C. (2016). Cinco Consejos para Evitar la sobrecarga de tecnología. Liderazgo educativo, 73 (8), 89-90. Recuperado de http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=a9h&AN=115591958&site=ehost-live

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