Cómo Escribir una Poderosa Carta de Donación de Fin de Año-7 Consejos (con Muestras)

carta de recaudación de fondos de fin de año

carta de recaudación de fondos de fin de año

Si eres un profesional sin fines de lucro, sabes que – dar el fin no puede ser ignorado.

Aproximadamente el 31% de todas las donaciones anuales se producen en diciembre y aproximadamente el 12% de todas las donaciones anuales se producen en los últimos tres días de diciembre. Y el 28% de las organizaciones sin fines de lucro recaudan entre el 26 y el 50% de sus fondos anuales para su solicitud de fin de año.

Generalmente se considera que el período de entrega de fin de año comienza con el martes de Entrega y dura hasta Navidad y Año Nuevo.

Hay muchas facetas en una estrategia efectiva de recaudación de fondos de fin de año, pero escribir una carta de donación de fin de año poderosa es uno de los elementos contribuyentes más importantes.

Para ayudarlo durante este momento ocupado y estresante del año, hemos descrito las pautas básicas a seguir al escribir una carta de donación de fin de año.

Nota: En aras de la simplicidad, usaremos la expresión ‘carta de entrega de fin de año’ para referirnos tanto a la carta física (correo directo) como a la digital (correo electrónico).

correo electrónico de recaudación de fondos de fin de año

Planifique su Campaña de fin de Año

Su carta de donación de fin de año solo debe ser una parte de su campaña de fin de año. Antes de escribir la carta, asegúrese de planificar la donación de fin de año y no confíe únicamente en la carta para alcanzar sus metas de recaudación de fondos.

Comience a planificar su donación de fin de año en agosto. De esta manera, tendrá tiempo para analizar la campaña del año pasado, segmentar a su audiencia, analizar su presupuesto y operaciones actuales, establecer objetivos, crear contenido y materiales, y más.

Establezca plazos para redactar su carta de fin de año, recibir comentarios, revisarla y enviarla.

Averigüe y Segmente Su Audiencia

Envíe su carta de donación de fin de año a cualquier persona asociada con su organización sin fines de lucro: donantes y partidarios pasados y actuales, patrocinadores, voluntarios, personal, beneficiarios y cualquier otra persona que haya expresado interés en su organización.

Sin embargo, haz todo lo posible para segmentar a tu audiencia y envía una carta ligeramente diferente a todos. Por ejemplo, los donantes anteriores o repetidos deben recibir una carta diferente a los prospectos o voluntarios, ya que querrá agradecerles por sus contribuciones anteriores.

La segmentación de donantes puede parecer similar a la creación de personajes de donantes, pero no tiene por qué ser eso.

Puede segmentar a sus donantes de acuerdo con una variedad de características, dependiendo de la misión y el tamaño de su organización sin fines de lucro:

– Cómo se adquirieron;

– Tamaño del regalo;

– Nivel de compromiso;

– Frecuencia de donación;

– Formas preferidas de donar;

– Métodos de comunicación preferidos.

Segmentar a tu audiencia y enviar cartas de donaciones relevantes de fin de año aumentará tus tasas de conversión y el número de donaciones que termines recibiendo.

llamamiento de recaudación de fondos de fin de año

Prepare sus Formularios de donación

Antes de enviar su carta de donación de fin de año, asegúrese de que sus formularios de donación y su página de donación estén en perfecto estado.

Su página de donaciones, junto con un buen sistema de recaudación de fondos, es la cosa más importante en la que necesita invertir si desea que los donantes donen en línea.

¡No ocultes tu botón de donación! Un donante debería poder encontrar el enlace de tu donación en un par de segundos después de cargar la página de tu donación. Una buena práctica es colocar el enlace en la parte superior de navegación que se encuentra en el encabezado del sitio web. Resalta este botón/enlace, potencialmente usando un color brillante y llamativo. Además, diseñe su página de donación para que sea coherente con el resto del sitio web.

También es crucial diseñar una página de donación que sea compatible con dispositivos móviles/receptiva. Esto significa que la página de donación cambiará de tamaño de acuerdo con el dispositivo que se esté utilizando, lo que permite una visualización óptima.

Mantenga su página de donación en una sola página, integrada con su sitio web, simple y clara, con una llamada a la acción mostrada al frente y al centro. Utilice imágenes potentes y ofrezca múltiples opciones de pago a sus donantes.

Donorbox le da acceso a todas estas características y más. ¡Mira esto!

Da gracias y mantente Positivo

Uno de los elementos más importantes de una buena carta de donación de fin de año es dar gracias a tus donantes y seguidores.

Ya sea que les agradezcas por su donación monetaria, una donación de su tiempo o su apoyo en reuniones sociales, asegúrate de que tu gratitud sea entusiasta pero genuina.

Dar gracias encaja bien con mostrar el impacto. La carta de donación de fin de año debe tener un tono positivo, describiendo el impacto que las donaciones tienen en las vidas de los beneficiarios.

Las personas están motivadas para dar con el fin de lograr un impacto, y no estarán motivadas por llamamientos que suenan desesperados para alcanzar las metas financieras anuales de su organización.

Reforzar un sentido de comunidad y propiedad, y asegurar que los donantes mantengan ese sentimiento cálido durante todo el proceso de donación.

Manténgalo simple y fácil

Al escribir su carta de entrega de fin de año, ya sea que termine enviándola por correo directo o como correo electrónico, no lo complique en exceso.

Sea explícito al explicar lo que hace su organización sin fines de lucro. Y sé sincero con tu pregunta. Las personas a menudo leen solo el párrafo de apertura y cierre en letras, así que reitere su apelación en el párrafo de apertura y cierre.

Aunque escribir las cartas de correo electrónico y correo directo generalmente seguirá reglas similares, hay algunas diferencias. Los correos electrónicos generalmente se mantienen más cortos, ya que la capacidad de atención al leer algo en línea es muy corta, y nuestras bandejas de entrada están más abarrotadas que nunca. Mantenga su correo electrónico entre 400 y 500 palabras. Su correo electrónico debe ser directo y dirigir a sus seguidores a su sitio web donde pueden donar.

Para el correo directo, el formulario se presta a un formulario un poco más largo. Probablemente podrías compartir algunas estadísticas y mantener el tono un poco más formal. Incluya un sobre de donación, así como una mención de los canales de donación en línea.

Haga que sea muy fácil para sus donantes leer y entender la carta.

llamamiento para recaudar fondos de fin de año

El idioma importa

Además de mantener su carta corta y directa, así como fácil de leer y entender, asegúrese de que su tono sea amigable y conversacional.

Tu tono debe ser cálido, casi como hablar con un amigo. Es muy recomendable que cuentes una historia.

La narración de historias puede ser una poderosa herramienta de recaudación de fondos si se hace bien. Cuente la historia de un solo protagonista que su organización ayudó y, a través de eso, muestre su misión y todas las formas en que las donaciones ayudan. Realmente pinta el panorama: agregar detalles como la edad y la ubicación (o incluso los intereses de la persona) puede hacer que tu carta de entrega de fin de año esté más basada en la realidad y sea más personal.

Manténgase alejado de usar jerga o demasiadas palabras de moda. Use el lenguaje “usted” tanto como pueda a lo largo de la carta:

  • Gracias a su generoso regalo de 3 300 el año pasado, 3 mujeres sin hogar recibieron suministros sanitarios el año pasado.
  • Gracias a su continuo apoyo financiero, hemos recaudado 5 50,000 para animales necesitados.

Cree un Sentido de Urgencia y Destaque una Llamada a la Acción

Aunque no quiera ser demasiado insistente, es bueno recordar a sus seguidores que esta es su última oportunidad de hacer una donación deducible de impuestos y tener un impacto en esta temporada de donaciones.

Triple check su llamada a la acción es clara. Reitere este llamado a la acción a lo largo de la carta en un lenguaje claro, y reafirme explícitamente su solicitud en su cierre.

Consejo profesional: Pida a los miembros de la Junta Directiva o al personal que lean la carta de donación de fin de año y vean si se distraen y si saben por qué y dónde donar.

Para que las personas den el siguiente paso, debes ser claro y conciso sobre lo que quieres que hagan: donar.

Que sea convincente

La simplicidad y la franqueza reinan en lo que respecta a las cartas de entrega de fin de año. Pero tendrás que destacar entre la multitud si quieres captar la atención de los donantes.

Use elementos visuales para contar una historia, independientemente de si está enviando la carta por correo electrónico o correo directo. Ser creativo e innovador con sus cartas – y no pasará mucho tiempo antes de empezar a ver esas donaciones a raudales.

Fin de Año Dando Muestras de la Carta

Aquí hay 6 de los mejores de fin de año dando las cartas que hemos encontrado.

¡Buena suerte escribiendo!

de fin de año dando carta

Conclusión

Su fin de año dando carta puede ser una de las más poderosas herramientas de recaudación de fondos. Con un poco de trabajo, creatividad y coraje, puede cumplir y superar sus metas de recaudación de fondos y promover su misión sin fines de lucro.

No se olvide del proceso de seguimiento. Usted querrá proporcionar un recibo de impuestos a su donante, reconociendo su donación y agradeciéndole por ello. Almacene estos datos para la campaña del próximo año.

Escribir una poderosa fin de año dando carta requerirá algún pensamiento – pero es un esfuerzo que muy bien vale la pena!

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