Wie schreibe ich einen kraftvollen Jahresendbrief – 7 Tipps (mit Beispielen)

year end Fundraising letter

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Wenn Sie ein gemeinnütziger Profi sind, wissen Sie, dass das Spenden zum Jahresende nicht ignoriert werden kann.

Ungefähr 31% aller jährlichen Spenden erfolgen im Dezember und ungefähr 12% aller jährlichen Spenden erfolgen in den letzten drei Dezembertagen. Und 28% der gemeinnützigen Organisationen sammeln zwischen 26 und 50% ihrer jährlichen Mittel für ihre Jahresendprojekte.

Es wird allgemein angenommen, dass die Spendenperiode am Jahresende mit dem Dienstag beginnt und bis Weihnachten und Silvester dauert.

Eine effektive Spendenstrategie zum Jahresende hat viele Facetten, aber das Schreiben eines aussagekräftigen Spendenbriefs zum Jahresende ist eines der wichtigsten beitragenden Elemente.Um Ihnen in dieser geschäftigen und stressigen Zeit des Jahres zu helfen, haben wir die grundlegenden Richtlinien skizziert, die Sie beim Schreiben eines Jahresendbriefs beachten sollten.

Hinweis: Der Einfachheit halber werden wir den Ausdruck ‘Jahresendbrief’ verwenden, um sowohl den physischen (Direct Mail) als auch den digitalen Brief (E-Mail) zu bezeichnen.

Spenden-E-Mail zum Jahresende

Planen Sie Ihre Kampagne zum Jahresende

Ihr Spendenbrief zum Jahresende sollte nur ein Teil Ihrer Kampagne zum Jahresende sein. Stellen Sie vor dem Schreiben des Briefes sicher, dass Sie das Spenden zum Jahresende geplant haben, und verlassen Sie sich nicht nur auf den Brief, um Ihre Fundraising-Ziele zu erreichen.

Beginnen Sie mit der Planung Ihres Jahresendspendens im August. Auf diese Weise haben Sie Zeit, die Kampagne des letzten Jahres zu analysieren, Ihre Zielgruppe zu segmentieren, Ihr aktuelles Budget und Ihre aktuellen Vorgänge zu betrachten, Ziele zu setzen, Inhalte und Materialien zu erstellen und vieles mehr.

Legen Sie Fristen für die Erstellung Ihres Jahresendbriefs fest, erhalten Sie Feedback, überprüfen Sie es und senden Sie es aus.

Finden Sie heraus und segmentieren Sie Ihr Publikum

Senden Sie Ihren Jahresendbrief an alle, die mit Ihrer gemeinnützigen Organisation verbunden sind: frühere und aktuelle Spender und Unterstützer, Sponsoren, Freiwillige, Mitarbeiter, Begünstigte und alle anderen Personen, die Interesse an Ihrer Organisation bekundet haben.

Versuchen Sie jedoch Ihr Bestes, um Ihr Publikum zu segmentieren und einen etwas anderen Brief an alle zu senden. Zum Beispiel sollten frühere oder wiederholte Spender einen anderen Brief an Interessenten oder Freiwillige erhalten, da Sie ihnen für ihre früheren Beiträge danken möchten.

Die Spendersegmentierung kann ähnlich aussehen wie die Erstellung von Spenderpersönlichkeiten, muss es aber nicht sein.

Sie können Ihre Spender nach einer Vielzahl von Merkmalen segmentieren, abhängig von der Mission und Größe Ihrer gemeinnützigen Organisation:

– Wie sie erworben wurden;

– Geschenkgröße;

– Engagement Level;

– Die Häufigkeit des Gebens;

– Bevorzugte Arten zu geben;

– Bevorzugte Kommunikationsmethoden.

Wenn Sie Ihr Publikum segmentieren und relevante Spenden zum Jahresende versenden, erhöhen sich Ihre Conversion-Raten und die Anzahl der Spenden, die Sie am Ende erhalten.

Spendenaufruf zum Jahresende

Bereiten Sie Ihre Spendenformulare vor

Bevor Sie Ihren Spendenbrief zum Jahresende versenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Spendenformulare und Ihre Spendenseite in Topform sind.

Ihre Spendenseite ist neben einem guten Fundraising-System das Wichtigste, in das Sie investieren müssen, wenn Sie Spender dazu bringen möchten, online zu spenden.

Verstecke deinen Spendenknopf nicht! Ein Spender sollte in der Lage sein, Ihren Spendenlink innerhalb weniger Sekunden nach dem Laden Ihrer Spendenseite zu finden. Eine gute Fallpraxis besteht darin, den Link in der oberen Navigation in der Kopfzeile der Website zu platzieren. Markieren Sie diese Schaltfläche / diesen Link möglicherweise mit einer hellen und auffälligen Farbe. Gestalten Sie Ihre Spendenseite auch so, dass sie mit dem Rest der Website übereinstimmt.

Es ist auch wichtig, eine Spendenseite zu entwerfen, die mobilfreundlich / reaktionsschnell ist. Dies bedeutet, dass die Größe der Spendenseite entsprechend dem verwendeten Gerät geändert wird, um eine optimale Anzeige zu ermöglichen.

Halten Sie Ihre Spendenseite auf einer Seite, integriert in Ihre Website, einfach und übersichtlich, mit einem Call-to-Action, der vorne und in der Mitte angezeigt wird. Verwenden Sie leistungsstarke Bilder und bieten Sie Ihren Spendern mehrere Zahlungsoptionen an.

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Danke und bleib positiv

Eines der wichtigsten Elemente eines guten Spendenbriefs zum Jahresende ist es, sich bei Ihren Spendern und Unterstützern zu bedanken.Egal, ob Sie ihnen für ihre Geldspende, eine Spende ihrer Zeit oder ihre Unterstützung bei Socials danken – stellen Sie sicher, dass Ihre Dankbarkeit enthusiastisch, aber echt ist.

Danksagung passt gut zur Wirkung. Das Spendenschreiben zum Jahresende sollte einen positiven Ton haben und die Auswirkungen der Spenden auf das Leben der Begünstigten beschreiben.

Die Menschen sind motiviert zu geben, um etwas zu bewirken, und werden nicht durch verzweifelt klingende Appelle motiviert, die jährlichen finanziellen Ziele Ihrer Organisation zu erreichen.

Stärken Sie ein Gefühl der Gemeinschaft und Eigenverantwortung und stellen Sie sicher, dass die Spender dieses warme Gefühl während des gesamten Spendenprozesses bewahren.

Halten Sie es einfach und leicht

Wenn Sie Ihren Jahresendbrief schreiben, egal ob Sie ihn per Direktwerbung oder als E-Mail versenden, verkomplizieren Sie ihn nicht.

Erklären Sie explizit, was Ihre gemeinnützige Organisation tut. Und sei offen mit deiner Frage. Die Leute lesen oft nur den öffnenden und schließenden Absatz in Briefen, also wiederholen Sie Ihren Appell im öffnenden und schließenden Absatz.

Obwohl das Schreiben von E-Mail- und Direct-Mail-Briefen im Allgemeinen ähnlichen Regeln folgt, gibt es einige Unterschiede. E-Mails werden in der Regel kürzer gehalten, da die Aufmerksamkeitsspanne beim Online-Lesen sehr kurz ist und unsere Posteingänge übersichtlicher denn je sind. Halten Sie Ihre E-Mail zwischen 400-500 Wörtern. Ihre E-Mail sollte auf den Punkt kommen und Ihre Unterstützer auf Ihre Website leiten, wo sie spenden können.

Für die Direktwerbung eignet sich das Formular für eine etwas längere Form. Sie könnten wahrscheinlich einige Statistiken teilen und den Ton etwas formeller halten. Fügen Sie einen Spendenumschlag sowie die Erwähnung von Online-Spendenkanälen hinzu.

Machen Sie es Ihren Spendern sehr leicht, den Brief zu lesen und zu verstehen.

Spendenaufruf zum Jahresende

Sprachangelegenheiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief nicht nur kurz und unkompliziert, sondern auch leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Dein Ton sollte warm sein, fast so, als würdest du mit einem Freund sprechen. Es wird dringend empfohlen, dass Sie eine Geschichte erzählen.

Storytelling kann ein mächtiges Fundraising-Tool sein, wenn es richtig gemacht wird. Erzählen Sie die Geschichte eines einzelnen Protagonisten, dem Ihre Organisation geholfen hat, und präsentieren Sie dadurch Ihre Mission und alle Möglichkeiten, wie Spenden helfen. Malen Sie wirklich das Bild – das Hinzufügen von Details wie Alter und Ort (oder sogar die Interessen der Person) kann Ihren Jahresendbrief realitätsnaher und persönlicher machen.

Vermeiden Sie Jargon oder zu viele Schlagworte. Verwenden Sie die “Sie” -Sprache so oft wie möglich im gesamten Brief:

  • Dank Ihres großzügigen Geschenks von 300 US-Dollar im letzten Jahr erhielten 3 obdachlose Frauen letztes Jahr sanitäre Versorgung.
  • Dank Ihrer laufenden finanziellen Unterstützung haben wir 50.000 US-Dollar für Tiere in Not gesammelt.

Schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit und markieren Sie einen Call-to-Action

Obwohl Sie nicht übermäßig aufdringlich sein wollen, ist es gut, Ihre Unterstützer daran zu erinnern, dass dies ihre letzte Chance ist, eine steuerlich absetzbare Spende zu machen und in dieser Spendensaison etwas zu bewirken.

Überprüfen Sie, ob Ihr Call-to-Action klar ist. Wiederholen Sie diesen Aufruf zum Handeln im gesamten Brief in klarer Sprache und wiederholen Sie Ihre Anfrage ausdrücklich in Ihrem Abschluss.Pro-Tipp: Lassen Sie Ihre Vorstandsmitglieder oder Mitarbeiter den Jahresendbrief lesen und sehen, ob sie abgelenkt werden und ob sie wissen, warum und wo sie spenden können.

Um Menschen dazu zu bringen, den nächsten Schritt zu tun, müssen Sie klar und prägnant darüber sein, was sie tun sollen: spenden.

Machen Sie es überzeugend

Einfachheit und Direktheit stehen an erster Stelle, wenn es um Jahresendbriefe geht. Sie müssen sich jedoch von der Masse abheben, wenn Sie die Aufmerksamkeit der Spender auf sich ziehen möchten.

Verwenden Sie Bilder, um eine Geschichte zu erzählen, unabhängig davon, ob Sie den Brief per E-Mail oder Direktpost versenden. Werden Sie kreativ und erfinderisch mit Ihren Briefen – und es wird nicht lange dauern, bis Sie diese Spenden sehen.

Jahresende geben Brief Proben

Hier sind 6 der besten Jahresende geben Briefe, die wir gefunden haben.

Viel Glück beim Schreiben!

Jahresendbrief

Fazit

Ihr Jahresendbrief kann eines Ihrer mächtigsten Fundraising-Tools sein. Mit ein wenig Arbeit, Kreativität und Mut können Sie Ihre Fundraising–Ziele erreichen und übertreffen und Ihre gemeinnützige Mission vorantreiben.

Vergessen Sie nicht den Follow-up-Prozess. Sie möchten Ihrem Spender eine Steuerquittung vorlegen, die seine Spende anerkennt und ihm dafür dankt. Speichern Sie diese Daten für die Kampagne des nächsten Jahres.

Einen kraftvollen Jahresendbrief zu schreiben, erfordert einige Überlegungen – aber es ist eine Anstrengung, die sich sehr lohnt!

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