Sådan skriver du et kraftigt Årsafslutningsbrev-7 tip (med prøver)

årsafslutningsbrev

årsafslutningsbrev

Hvis du er en nonprofit – professionel, ved du det år, hvor du-end giving kan ikke ignoreres.

cirka 31% af al årlig give forekommer i December, og cirka 12% af al årlig give forekommer i de sidste tre dage af December. Og 28% af nonprofitorganisationer rejser mellem 26-50% af deres årlige midler til deres årsafslutning.

det anses generelt, at årets slutperiode starter med at give tirsdag og varer hele vejen indtil jul og nytårsaften.

der er mange facetter til en effektiv fundraising-strategi ved udgangen af året, men at skrive et kraftfuldt årsafslutningsbrev er et af de vigtigste bidragende elementer.

for at hjælpe dig i løbet af denne travle og stressende tid på året har vi skitseret de grundlæggende retningslinjer, der skal følges, når du skriver et årsafslutningsbrev.

Bemærk: Af hensyn til enkelheden vil vi bruge udtrykket ‘ultimo giving letter’ til at henvise til både den fysiske (direct mail) og det digitale brev (e-mail).

slutningen af året fundraising email

Planlæg din Årsafslutningskampagne

dit årsafslutningsbrev skal kun være en del af din årsafslutningskampagne. Før du skriver brevet, skal du sørge for at planlægge årets udgang og ikke kun stole på brevet for at opfylde dine fundraising-mål.

begynd at planlægge din årsafslutning i August. På denne måde har du tid til at analysere det sidste års kampagne, segmentere dit publikum, se på dit nuværende budget og operationer, sætte mål, oprette indhold og materialer og mere.

fastlæg frister for udarbejdelse af dit årsafslutningsbrev, modtagelse af feedback, gennemgang af det og afsendelse af det.

Find ud af og segmentere dit publikum

Send dit årsafslutningsbrev til alle, der er tilknyttet din nonprofit: tidligere og nuværende donorer og tilhængere, sponsorer, frivillige, personale, modtagere og andre personer, der har udtrykt interesse for din organisation.

prøv dog dit bedste for at segmentere dit publikum og sende et lidt andet brev til alle. For eksempel skal tidligere eller gentagne donorer modtage et andet brev til potentielle kunder eller frivillige, da du vil takke dem for deres tidligere bidrag.

Donorsegmentering kan se ud som at bygge donorpersoner, men det behøver ikke at være det.

du kan segmentere dine donorer efter en række egenskaber afhængigt af din nonprofit mission og størrelse:

– hvordan de blev erhvervet;

– Gavestørrelse;

– engagementsniveau;

– hyppigheden af at give;

– foretrukne måder at give;

– foretrukne kommunikationsmetoder.

segmentering af dit publikum og udsendelse af relevante årsafslutningsbreve øger dine konverteringsfrekvenser og antallet af donationer, du ender med at modtage.

ultimo året fundraising appel

få dine Donationsformularer klar

før du sender dit årsafslutningsbrev, skal du sikre dig, at dine donationsformularer og din donationsside er i topform.

din donationsside sammen med et godt fundraising-system er den vigtigste ting, du skal investere i, hvis du vil få donorer til at give online.

Skjul ikke din donationsknap! En donor skal kunne finde dit donationslink inden for et par sekunder efter, at din donationsside er indlæst. En god case praksis er at placere linket på den øverste navigation findes i hjemmesidens header. Fremhæv denne knap / link, potentielt ved hjælp af en lys og iøjnefaldende farve. Design også din donationsside for at være i overensstemmelse med resten af hjemmesiden.

det er også vigtigt at designe en donationsside, der er mobilvenlig/lydhør. Dette betyder, at donationssiden ændres i henhold til den anvendte enhed, hvilket giver mulighed for optimal visning.

Hold din donationsside til en side, integreret med din hjemmeside, enkel og klar, med en opfordring til handling vist foran og i midten. Brug kraftfulde billeder og tilbyde flere betalingsmuligheder til dine donorer.

Donorboks giver dig adgang til alle disse funktioner og meget mere. Tjek det ud!

tak og bliv positiv

et af de vigtigste elementer i et godt årsafslutningsbrev er at takke dine donorer og tilhængere.

uanset om du takker dem for deres monetære donation, en donation af deres tid eller deres støtte til socials – sørg for, at din taknemmelighed er entusiastisk, men ægte.

at give tak bånd i godt med fremvisning effekt. Årets udgang skal have en positiv tone, der beskriver den indflydelse, donationerne har på modtagernes liv.

folk er motiverede til at give for at få indflydelse, og vil ikke blive motiveret af desperat klingende appeller for at nå din organisations årlige økonomiske mål.

styrke en følelse af fællesskab og ejerskab, og sikre, at donorer holde den varme følelse i hele processen med at give.

hold det enkelt og nemt

Når du skriver dit årsafslutningsbrev, uanset om du ender med at sende det via direct mail eller som en e-mail, skal du ikke overkomplicere det.

vær eksplicit med at forklare, hvad din nonprofit gør. Og vær på forhånd med dit spørgsmål. Folk læser ofte kun åbnings-og afsluttende afsnit i breve, så gentag din appel i åbnings-og afsluttende afsnit.

selvom skrivning af e-mail-og direct mail-breve generelt følger lignende regler, er der nogle forskelle. E-mails holdes generelt kortere, da opmærksomhedsspændet, når man læser noget online, er meget kort, og vores indbakker er mere rodet end nogensinde. Hold din e-mail mellem 400-500 ord. Din e-mail skal være til det punkt og lede dine tilhængere til din hjemmeside, hvor de kan donere.

for direct mail egner formularen sig til en lidt længere form. Du kan sandsynligvis dele nogle statistikker og holde tonen lidt mere formel. Inkluder en donationskuvert samt omtale af online donationskanaler.

gør det meget nemt for dine donorer at læse og forstå brevet.

slutningen af året fundraising appel

Sprog spørgsmål

ud over at holde dit brev kort og ligetil, samt let at læse og forstå – sikre din tone er venlig og samtale.

din tone skal være varm, næsten som at tale med en ven. Det anbefales stærkt, at du fortæller en historie.historiefortælling kan være et kraftfuldt fundraising-værktøj, hvis det gøres rigtigt. Fortæl en historie om en enkelt hovedperson, som din organisation hjalp, og gennem det viser du din mission og alle måder, hvorpå donationer hjælper. Mal virkelig billedet-tilføjelse af detaljer som alder og placering (eller endda personens interesser) kan gøre dit årsafslutningsbrev mere jordet i virkeligheden og mere personligt.

Hold dig væk fra at bruge jargon eller for mange ord. Brug” Du ” – sproget så meget som muligt i hele brevet:

  • takket være din generøse gave på $300 sidste år modtog 3 hjemløse kvinder sanitære forsyninger sidste år.
  • på grund af din løbende økonomiske støtte har vi samlet $50.000 til dyr i nød.

Opret en følelse af haster og Fremhæv en opfordring til handling

mens du ikke ønsker at være alt for nøjeregnende, er det godt at minde dine tilhængere om, at dette er deres sidste chance for at yde en fradragsberettiget donation og få indflydelse på denne sæson.

Triple check din opfordring til handling er klar. Gentag denne opfordring til handling i hele brevet på klart sprog, og gentag eksplicit din anmodning i din afslutning.

Pro tip: Få dine bestyrelsesmedlemmer eller medarbejdere til at læse årets udgang og se, om de bliver distraherede, og om de ved hvorfor og hvor de skal donere.

for at få folk til at tage det næste skridt, skal du være klar og kortfattet om, hvad du vil have dem til at gøre: donere.

gør det overbevisende

enkelhed og direktehed hersker højest, når det kommer til årets udgang, der giver breve. Men du bliver nødt til at skille sig ud fra mængden, hvis du vil fange donorernes opmærksomhed.

brug billeder til at fortælle en historie, uanset om du sender brevet via e-mail eller direkte mail. Bliv kreativ og opfindsom med dine breve – og det vil ikke vare længe, før du begynder at se disse donationer strømme ind.

årsafslutning giver brevprøver

Her er 6 af de bedste årsafslutningsbreve, som vi fandt.

held og lykke med at skrive!

årsafslutningsbrev

konklusion

dit årsafslutningsbrev kan være et af dine mest kraftfulde fundraising-værktøjer. Med lidt arbejde, kreativitet, og mod – du kan opfylde og overgå dine fundraising mål og fremme din nonprofit mission.

glem ikke opfølgningsprocessen. Du vil gerne give en skattekvittering til din donor, anerkende deres donation og takke dem for det. Gem disse data til næste års kampagne.

at skrive et kraftfuldt årsafslutningsbrev vil kræve noget tænkning – men det er en indsats, der er meget værd!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.